Программное обеспечение Lotus
         

Архивирование документов


Domino.Document Manager предоставляет тесно интегрированный с ним Иерархический Менеджер Хранения HSM (Hierarchical Storage Manger). По мере прохождения документа по своему жизненному циклу наступает момент, когда доступ к нему осуществляется редко. Domino.Document Manager HSM может легко обеспечить перенос документа из картотеки документов на более дешевое устройство хранения информации, такое например как оптические диски (juke boxes). Этот процесс контролируется правилами переноса, который задает пользователь.

Даже после того, как документ попал в архив, он остается доступен пользователям. Небольшие "контрольные карточки" документов остаются в базе данных. Эти карточки доступны только для чтения и являются урезанными версиями оригинальных документов. Они появляются в списках документов, когда пользователь выполняет контекстный поиск. Если пользователь пожелает, то полная версия документа будет извлечена из архива.



Безопасность и аутентификация пользователей



Надежные средства обеспечения безопасности являются признанными преимуществами технологии Domino, а следовательно и Domino.Document Manager. Базирующиеся на сервере протоколы запроса и ответа используются для аутентификации каждого пользователя при его входе в систему. Аутентификация основана на детализированной, определяемой администратором схеме авторизации:

Доступ к картотекам документов Domino.Document Manager управляется Списком Управления Доступом (ACL - Access Control List). С помощью него администратор может определить, кому будет предоставлен доступ к картотеке, а кому - нет. Администраторы могут указать пользователей по именам, группам и даже по "ролям" (например, Менеджер по продажам, Сотрудники отдела информатизации и т.д.). Администраторы могут также определить, что для доступа к картотеке документов пользователь должен будет задать свой ID и пароль.

Папки и права доступа на уровне отдельных документов обеспечивают более детализированные формы определения ограничений на чтение и редактирование конкретных документов. Документам, например, могут быть назначены специфические группы авторов и редакторов. Пользователи, не включенные ни в один из этих списков, не смогут получить доступ к содержанию документа.

Шифрование на уровне полей еще более детально управляет доступом, позволяя только держателям специальных ключей шифрования просматривать содержимое защищенных полей.

Даже личным картотекам документов на локальном компьютере или на сменном носителе могут быть назначены различные уровни шифрования и права доступа различных пользователей.

Все эти средства обеспечения безопасности работают при выполнении доступа к картотекам документов через Internet или корпоративную сеть intranet.



Доступ к информации


Одной из главных свойств системы хранения документов является, конечно, возможность доступа к ним. Документ любого типа может быть извлечен из личной или общественной картотеки документов с помощью любого клиента, из списка поддерживаемых Domino.Document Manager. Поддерживаются три типа клиентов - браузеры Web, Lotus Weblicator и Lotus Notes Desktop. Lotus Weblicator - это новое раcширение для браузеров (plug-in), которое дает возможности просмотра содержимого Web в отсоединенном режиме, а также средства создания локальных реплик. Такой набор клиентов дает пользователям право выбора интерфейса, который подходит им наилучшим образом, и обеспечивает максимальную продуктивность работы.

Пользователи любого из поддерживаемых Domino.Document Manager клиентов смогут получить доступ к картотеке файлов, к которым у них есть права доступа, как в целях просмотра, так и для поиска нужной информации. Пользователи могут либо выписать документ (check-out), либо просто просмотреть его. В любом случае, явно заданное действие по выписыванию документа из картотеки (например путем нажатия соответствующей кнопки) перенесет выбранный документ в среду редактирования своего родного приложения (например, Microsoft Word) или иного вспомогательного приложения. Пользователь может выписать из картотеки одновременно несколько документов, и в этом случае документы будут либо помещены в локальную рабочую область, либо сохранены в локальной файловой системе пользователя для последующего редактирования.

. Web-браузер Weblicator Notes Desktop Client

Безопасность Х Х Х
Check-in/Check-out Х Х Х
Поиск Х Х Х
Просмотр Х Х Х
Навигация Х Х Х
Локальные картотеки . Х Х
Согласование и утверждение Х Х Х

Рисунок 8: Функциональные возможности Domino.Document Manager в зависимости от типа используемого клиента.

В дополнение к обеспечению доступа к информации со стороны этих различных типов клиентов, пользователь может также выполнить доступ к документу из среды редактора, такого как Lotus Word Pro. Из любого ODMA-совместимого приложения выбор команды "Файл/Открыть" откроет диалоговое окно, которое позволит пользователю выбрать картотеки документов, по которым он хочет выполнить информационный поиск. После получения результатов поиска, пользователь может выбрать документы для последующего редактирования активным ODMA-приложением.



Хранение информации: универсальная архитектура хранения документов


Domino.Document Manager предлагает единую для всех типов информации парадигму хранения документов - картотеку документов (file cabinet) Domino.Document Manager. Средства обеспечения безопасности позволяют пользователю создавать личные или общественные картотеки документов, которые могут располагаться в разных местах, включая настольный компьютер пользователя, сервер коллективного доступа (доступный из intranet или Internet), или даже на сменных носителях. Сообщения электронной почты, документы с описанием корпоративных правил и процедур, контракты могут быть помещены в папки, расположенные в этих картотеках. И это относится к широкому спектру полуструктурированных личных документов, или документов, над которыми выполняется совместная работа. При этом неважно, насколько разнообразными по своему информационному содержанию могут быть эти документы, какими средствами они создавались и насколько длительным будет их жизненный цикл.

Рисунок 4: Картотека Domino.Document Manager может хранить документы, содержащие широкий спектр типов информации, включая текст, графику, трехмерные образы и видео.

Domino.Document Manager позволяет создавать картотеки документов так, как это требуется пользователю. Эти картотеки документов могут содержать широкий спектр информации, включая текст, сложный текст, числовые данные, образы, графику, звук и видео.

Возможности по универсальному хранению такой разнообразной информации являются прямым следствием использования в Domino.Document Manager системы хранения информации Domino/Notes. Картотеки документов, использованные в Domino.Document Manager, построены на основе файлов баз данных Domino, и это дает возможность использовать первоклассное хранилище объектов Domino/Notes. Хранилище объектов предоставляет картотеке документов Domino.Document Manager такие средства, как использование формуляров

для ввода информации в документ, представления (view) для доступа к информации и логику приложения, которая обеспечивает автоматизацию процессов работы с документами, соответствующую их содержанию. При этом средства обеспечения безопасности и реплицирования распространяются на все эти элементы. Таким образом, логика приложения, средства электронной почты, структурированные и неструктурированные данные, элементы дизайна интегрированы в единую унифицированную архитектуру. Domino.Document Manager использует в полной мере эту архитектуру для предоставления пользователям и администраторам единого, логичного способа просмотра, хранения, доступа, управления и распространения всех

документов, с которыми работает Domino.Document Manager.



Интеграция с ODMA-совместимыми приложениями.


Domino.Document Manager поддерживает стандарт Open Document Managment API (ODMA). Стандарт ODMA определяет правила взаимодействия настольных приложений со средствами управления и хранения документов. Это означает, что Domino.Document Manager поддерживает работу с такими приложениями, как Microsoft Office, Lotus SmartSuite и Corel Office. Пользователи, или авторы, не должны отказываться от этих приложений как средств создания документов при использовании Domino.Document Manager в качестве системы хранения. Более того, пользователь может использовать эти ODMA-совместимые приложения для доступа к документам из любой точки. В Microsoft Word или Lotus Word Pro, например, пользователь просто выбирает команду "Файл/Сохранить" и документ сохраняется в выбранной картотеке документов Domino.Document Manager. При этом Domino.Document Manager автоматически обращается к функциям ODMA API.

Сохранение документа в картотеке файлов Domino.Document Manager дает автору ряд очень мощных возможностей. Автор может задать правила владения и хранения документов и может задать права доступа соавторам и лицам, которые должны согласовывать и утверждать документ. Автор может также задать "тип" документа и соответствующие ему атрибуты. Этот тип профилирующей информации используется для управления документом и автоматизации последующих циклов согласования и утверждения.

Рисунок 3: Пользователи работают со своими приложениями обычным образом. Когда они готовы сохранить результаты работы, то получают список доступных картотек и папок для сохранения своих документов.



Легкая интеграция с информацией, хранящейся в существующих базах данных Lotus Notes.


Domino.Document Manager является одним из приложений Domino. Это означает, что любые документы или сообщения Domino или Notes, включая ссылки (doclinks), могут быть легко сохранены в картотеке документов Domino.Document Manager путем простого нажатия на пиктограмму.

Интеграция с ODMA-совместимыми приложениями, средства по вводу и аннотированию образов бумажных документов и средства интеграции с базами данных Notes предоставляют пользователям великолепную платформу для ввода в систему всех

форм информации внутри организации. Кроме того, имеется API (Application Programming Interface) для интеграции Domino.Document Manager с любым настольным приложением. И, как будет описано далее, лежащая в основе всего коммуникационная архитектура Domino, делает введенную информацию легко доступной для других пользователей.



Мобильное использование документов


Одним из фундаментальных требований, предъявляемых к распределенной системе управления документами, является поддержка постоянно возрастающего числа мобильных пользователей. Мобильные пользователи хотят иметь одни и те же возможности по работе с документами как внутри, так и вне офиса. Это означает, что им нужны средства просмотра картотек документов, поиска документов с интересующей их информацией и, возможно, выписывания документов для последующего редактирования. Domino.Document Manager поддерживает все эти возможности и, кроме того, за счет использования технологии агентов, позволяет пользователям делать "подборки" документов из тех или иных картотек документов. Эти "подборки" могут быть использованы при работе в отсоединенном режиме для поиска нужной информации. Когда пользователь вновь сможет подключиться к сети, Domino.Document Manager обеспечит синхронизацию информации мобильного пользователя с информацией на сервере.



Обеспечение естественных способов работы.


Все вышесказанное означает, что система управления документами должна давать пользователям средства, которые адекватны тем способам работы, которые традиционно сложились в организации. Людям нужен надежный доступ к документам через интерфейс, коoорый соответствует выполняемой задаче. Например, те пользователи, которые утверждают документ, должны получить на экране кнопку "Утвердить". Те пользователи, которые просто согласовывают документ, но не утверждают, не должны иметь такой кнопки. Пользователи не хотят быть перегруженными возможностями, которые им не нужны при выполнении конкретной работы. Более того, приложения должны быть доступны авторам и лицам, которые согласовывают и утверждают документ, с любой точки - люди перемещаются, работают дома, бывают в командировках у заказчиков и т.д.

Взятые вместе все эти три элемента - распределенная среда управления информацией, средства совместного создания и согласования и поддержка естественных способов работы - означают подход к управлению документами, который можно назвать информационноориентированным и сетеоцентрическим. В настоящий момент времени такого рода решения отсутствуют.

Сегодня имеется несколько уровней в системах управления информацией. В основе многоуровневой пирамиды управления информацией (см. рисунок 1) находится широкий спектр систем, создающих инфраструктуру электронной почты и групповой работы, среди которых лидирующее место занимает Lotus Domino/Notes. На вершине пирамиды можно найти специализированные решения, которые управляют небольшим подмножеством крайне структурированных и формализованных документов.

В большинстве случаев это разрозненные системы с различным интерфейсом и различными средствами программирования и управления. Информационный обмен между этими системами и системами электронной почты/групповой работы выполняется через специальные шлюзы.

Рисунок 1: Сегодня средства управления информацией разделены на уровни. В основе многоуровневой пирамиды системы управления информацией находится распределенная инфраструктура электронной почты и групповой работы. На вершине находятся специализированные решения, которые предназначены для работы с узким множеством структурированных и формализованных документов.




Как перейти от этой многоуровневой модели к единой модели, показанной на рисунке 2, которая предлагает единый набор средств управления документами для широкого спектра их информационного наполнения? Имеется две альтернативы. Первая состоит в том, чтобы расширить технологический фундамент, на котором базируются специализированные системы. Это потребует включения a специализированные системы управления документами компонент электронной почты и группового программного обеспечения в дополнение к уже имеющимся широко распространенным клиентским приложениям типа текстовых редакторов, электронных таблиц и пакетов презентационной графики. Другой путь состоит в расширении тех решений, которые дают системы электронной почты и групповой работы таким образом, чтобы обеспечить более формализованный процесс работы с информацией и документами.



Рисунок 2: Требуются расширенные средства управления документами, которые бы предоставляли пользователям и администраторам общий набор средств для доступа, управления и работы с информацией, независимо от ее структуры и степени формализованности.

Подход, основанный на расширении специализированных систем, нежизнеспособен. Они жестко привязаны к специфическим задачам и требуют вмешательства специалистов по информационным технологиям для создания и настройки пользовательской среды работы с документами. Пользователь не может настроить рабочее пространство путем нажатия кнiпок или же задать наборы атрибутов документов выполнением аналогичных простых действий. Точно также эти системы не способны масштабироваться в среде распределенных сетей, которые расширяют границы использования aо десятков тысяч пользователей. Распределенная, масштабируемая архитектура должна быть неотъемлемой частью системы управления документами, включенной в систему с самого начала, а не искусственно достроеноой постфактум.

С другой стороны, вполне реально и даже необходимо дополнить распределенные сетевые средства электронных коммуникаций и групповой работы возможностями, обеспечивaющими более эффективноa управлениa информацией. Системы электронной почты с самого начала проектируются с прицелом масштабируемости решений. Интерфейсы таких систем уже знакомы пользователям. Доступность этих систем практически универсальна, если принять во внимание тесную взаимосвязь между корпоративными сетями intranet и Internet.



Ни один другой поставщик технологий электронной почты и групповой работы не способен предложить лучшие в своем классе средства распределенного управления информацией, чем предлагает Lotus. Сервер Domino, который обладает всеми средствами создания коммуникационной среды, обеспечения безопасности и репликации информации, является наиболее мощным решением в области электронной почты и групповой работы для сети. Как бы в дополнение и на основе этого распределенного сервиса, Lotus предлагает технологию Domino.Document Manager.

Domino.Document Manager использует инфраструктуру Domino для того, чтобы сделать средства управления документами и информацией доступными для любого клиента с браузером Web. Многоуровневая среда, в которой крайне структурированные и формализованные документы обрабатываются узкоспециализированными системами, отделенными от корпоративных систем электронной почты и групповой работы, уходит в прошлое. Различие между типами документов стираются. Напротив, пользователи могут использовать общие средства для доступа, управления и работы с информацией, независимо от ее структoрu и степени формализованности.


Основные принципы организации системы


Стремительное распространение браузеров Web быстро превращает Internet в стандарт "де факто" в области распространения публичной информации, а корпоративные сети intranet - в стандарт "де факто" публикования внутренней информации. Популярность этих средств публикования данных способствовала беспрецедентному росту объемов информации, создаваемой, просматриваемой и публикуемой как отдельными людьми, так и организациями.

Что является одним из итогов этой революции электронного публикования информации? Организации начинают пересматривать свои системы управления документами и системы управления корпоративной информацией.

В течении многих лет "управление документами" было синонимом крайне специализированных решений, которые помогали организациям управлять документами "высокой ценности". Специализированные системы работы с инженерной документации, системы подготовки комплектов документов для утверждения в федеральных органах aeanoe или регистрации документов в канцелярии являются хорошими примерами таких приложений.

Однако этот подход является неадекватным сегодняшним стандартам. Эти специализированные системы, как правило, работают вне реалий корпоративной структуры электронной почты и групповой работы и формируют островки управления документами, с которыми остальные пользователи могут работать, oieuei через специальные шлюзы. Эти решения ориентированы на использование людьми, которые работают в одной организации и которые, как правило, территориально находятся недалеко от центрального сервера. Они, конечно, далеки от реалий публикования информации в стандарте HTML. Наконец, что наиболее важно, эти системы были построены для работы с очень узким спектром формальных документов. Они не имеют средств работы с гораздо более широким информационным полем ценной корпоративной информации, которая создается каждый день практически каждым сотрудником организации.

Представьте специалиста, который посылает краткое сообщение своим коллегам по отделу. Это сообщение содержит несколько содержательных идей, которые ссылаются на такие совместно созданные "документы", как сообщеiия электронной почты, дискуссионные базы данных, электронные таблицы и презентации. Затем происходит естественная и крайне ценная эволюция. Идея, рожденная в спонтанно созданном документе (как это часто и происходит в жизни), трансформируется в более формальный и структурированный документ. Содержательная часть информации, независимо от степени формализованности, распространяется для дальнейшей совместной работы в организации.




Эти факторы диктуют необходимость в создании систем управления документами нового класса, базирующихny на следующих трех принципах:

Распределенная среда управления информацией.

Обратите внимание на основное слово "информация". Система управления документами не должна диктовать структуру или степень формализованности документа. Она должна обеспечивать работу с широким спектром типов информации и обеспечивать возможности создания информации теми средствами, которые выберет сам пользователь. При этом, как правило, информация создается в процессе совместной работы. Будучи однажды созданной эта информация должна быть доступна посредством различных типов клиентов из любой точки сети. Другими словами, система должна быть распределенной по самой своей природе. Документы должны находиться в непосредственной близости к людям, которые их и создают или работают с ними, а не быть закрытыми от доступа в централизованном хранилище, созданном поверх корпоративной базы данных. Люди работают с документами совсем иначе, чем они используют централизованную базу данных. Происходит обмен и распространение документов, и те из них, которые нужны пользователям наиболее часто, накапливаются на их рабочих столах.

Средства совместного создания и согласования.

Все документы, независимо от степени их формализованности, имеют свой жизненный цикл. Сначала они создаются. Затем они согласовываются, дорабатываются и утверждаются. Наконец, они распространяются или публикуются. Система управления документами должна предлагать технологическую основу для поддержания этого процесса. Она должна предоставлять рабочее пространство, на котором бы эти процессы протекали наиболее естественно. Автор, например, должен иметь возможность создания картотеки документов (file cabinet - аналог традиционной выдвижного ящика с документами) - рабочего пространства для совместного создания документов. Автор должен иметь возможность задавать права доступа остальных соавторов к этой картотеке документов. При этом не важно, где находятся эти соавторы - внутри или вне организации. Слово extranet адекватно описывает компьютерные сети таких виртуальных корпораций, которые объединяют сотрудников внутри организации с их партерами, поставщиками, клиентами и т.д. Эти соавторы должны быть уведомлены по системе электронной почты, что они привлекаются к совместной работе над документом и им должны быть посланы ссылки на совместно используемую картотеку документов. При работе авторов с теми средствами создания документов, которые они выберут сами, система должна предоставить возможности категоризации документов по типу. При этом у пользователя должна быть уверенность в том, что система обработает этот документ в зависимости от заданного типа. Документ типа "Коммерческое предложение", например, должен быть согласован с Системным инженером и Менеджерам по продажам, и должен быть утвержден Менеджером по продажам, отвечающим за определенное направление или территорию. Документ типа "Инженерные спецификации", вероятно, потребует совершенно иного цикла согласования и утверждения.

Какие возможности должна предоставлять система отдельным людям, которые согласовывают и утверждают документы? Она должна давать им приложение, которое обеспечивает доступ из любой точки сети и даже возможность работы в режиме, когда нет непосредственного подсоединения к серверу. При этом интерфейс такой системы должен изменяться в зависимости от индивидуальной роли пользователя по отношению к циклу согласования и утверждения документа.

После окончания цикла согласования и утверждениy, который может повторяться нескоeько раз, документ готов для публикования средствами, которые бы обеспечивaли доступ широкого круга пользователей.


Поиск по атрибутам и полнотекстовый поиск


Авторы как правило выполняют поиск какой-либо информации прежде, чем осуществляется доступ к ней, поэтому обсуждение средств доступа к документам было бы неполным без освещения таких вопросов, как поисковые средства системы. Domino.Document Manager предоставляет возможности поиска как по атрибутам (системно-специфические атрибуты или атрибуты, специфические для конкретного приложения, и расширенные атрибуты), так и средства полнотекстового поиска. Поиск, заданный пользователем, может производиться как по одной картотеке документов, так и по нескольким сразу, как личным, так и общественным, локальным или удаленным.

Поскольку документы могут содержать расширенные атрибуты, пользователь может сфокусировать поиск по этим специфическим полям расширенных атрибутов. Например, менеджер по продажам может выполнять поиск документов в картотеке, которая содержит документы с описаниями клиентов. При этом если для этих документов были заданы такие атрибуты, как Имя клиента, Регион, Тип индустрии и пр., то можно будет выполнять поиск документов именно по этим критериям. Знакомые средства полнотекстового поиска также поддерживаются системой.



Распределение информации на основе высокопроизводительной распределенной архитектуры


Производительность и надежность являются неотъемлемыми атрибутами системы распределения документов. Размещение документов в непосредственной близости к людям, которые с ними ежедневно работают, ведет к гораздо более высоким показателям эффективности системы в целом, чем при использовании централизованного хранения всех документов. Domino.Document Manager использует мощные проверенные практикой средства репликации Domino для организации распространения документов из различных картотек документов или каких-то частей этих картотек .

Рисунок 6: Репликационные возможности Domino делают ее идеальной платформой для распределения информации в рамках и за пределы организаций.

Как обеспечивается целостность информации в распределенной модели данных, основанной на технологии репликации? Domino.Document Manager использует распределенную модель возврата и выдачи документов (check-in/check-out). Одна картотека документов может быть указана как главная (master), а ее реплики как подчиненные (slaves). Все блокировки документов, независимо от того, в какой картотеке он был получен, выполняются в главной картотеке. Эта модель обеспечивает централизованную блокировку документов. В то же самое время такой подход дает возможность пользователю извлечь документ из наиболее близкой к нему реплики картотеки документов, что минимизирует сетевой трафик и исключает возможность конфликтов репликации.

Рисунок 7: Domino.Document Manager использует распределенную модель выписывания/возврата документов (check-in/check-out), в которой любое блокирование документов, независимо от того, где документ был извлечен пользователем, производится в главной картотеке.



Распределенное управление информацией


Система управления документами должна обеспечивать:

Ввод разнородной информации

Средства хранения и организации информации

Средства управления информацией и автоматизации документооборота (workflow)

Распределение информации

Доступ к информации

Все эти традиционные виды работ с документами в настоящее время подвержены влиянию изменений, происходящих вокруг Internet, Web и корпоративных сетей intranet. Давайте рассмотрим наиболее простые из перечисленных видов деятельности - ввод информации и доступ к ней. В то время, когда браузеры Web становятся неотъемлемым атрибутом каждого компьютера, системы управления документами не могут требовать использования только специализированных клиентских мест для создания и доступа к информации. Теперь давайте рассмотрим как система хранит информацию, после того, как она была создана. Система управления документами не может требовать использования только централизованных средств хранения. Информация должна быть доступна любому человеку в соответствии с его специфическими потребностями.

То, что требуется, и что предлагает Domino.Document Manager - это распределенное хранение и управление широким спектром информации, которая создается пользователями выбранными ими самими средствами редактирования документов. При этом обеспечен доступ из любой точки с использованием различных типов клиентских мест, включая браузеры Web. Последующее изложение описывает, как Domino.Document Manager уникальным образом обеспечивает эти компоненты среды управления документами.



Средства аудита (Audit trail)


Администраторы и пользователи могут просмотреть так называемый аудиторский журнал (audit trail), который предоставляет хронологическую историю выполнения всех операций, связанных с документом. То, что они увидят при нажатии соответствующей кнопки, - это полный список авторов, которые последовательно редактировали документ, даты и продолжительность сеансов редактирования. Все версии документа содержат записи внутри аудиторского журнала, которые предоставляют исчерпывающую историю жизненного цикла документа.



Управление, безопасность информации и документооборот


Один простой, интуитивно понятный способ хранения и доступа применим ко всем документам в Domino.Document Manager. При сохранении документа пользователи выбирают картотеку и папку, в которой они хотят, чтобы он находился. Документу дается описательный заголовок и также дополнительно могут быть заданы такие атрибуты, как "тип". Пользователь, например, может определить для одного документа тип документа "Предложение", а для другого - "Корреспонденция". "Предложение" может иметь ассоциированные с ним поля (расширенные атрибуты): Заголовок, Имя клиента, Дата и Тип работы. "Корреспонденция" может характеризоваться такими полями, как Имя клиента, Автор, Дата и Краткое содержание. Типы документов, ассоциированные с ними атрибуты и свойства, определяющие хранение документа, имеют глобальную область определения (по всем картотекам документов). Таким образом, когда пользователь создает новую картотеку документов, он может выбрать, какие типы документов смогут там храниться, и если это необходимо, модифицировать атрибуты, связанные с этими типами документов. Менеджер по продажам может захотеть создать публичную картотеку для хранения таких документов, как "Предложения" и "Корреспонденция". Сотрудник Отдела кадров может создать картотеку для хранения таких документов, как "Резюме". Средства хранения такой информации как профиль документов и бизнес-логика приложения, которые ассоциированы с картотекой документов, являются очень важными для создания вертикальных приложений.

Рисунок 5: Когда пользователи создают картотеку, они могут выбирать и указывать, документы каких типов там будут храниться и, если необходимо, модифицировать атрибуты, связанные с этими типами документов.



Управление версиями документов


Domino.Document Manager предоставляет средства контроля версий документов, обеспечивая эффективный способ поддержки и управления различными версиями отдельного документа. Когда какой-либо автор или читатель попытается получить доступ к документу в Domino.Document Manager, то ему, если не будет указано иначе, будет предоставлена самая последняя версия этого документа. Более ранние версии документа могут быть доступны в режиме "только для чтения" или для создания на их основе нового документа в картотеке документов.



Возможности по вводу и аннотированию образов, введенных с бумажных носителей.


Не вся информация, создаваемая внутри организации, существует в электронной форме. Некоторые наиболее важные документы существуют только на бумаге. Несмотря на ценность информации, содержащейся в этих документах, по ним нелегко выполнять поиск. Вот почему Domino.Document Manager предлагает мощные средства сканирования, которые поддерживают большое число сканеров - от личных до промышленных. Пользователи могут сканировать статьи из средств массовой информации, корреспонденцию, рекламные материалы и другие бумажные документы из их бумажных архивов.

Отсканированным образам документов можно добавить аннотации. Domino.Document Manager включает в себя развитые средства аннотирования. Например, пользователь может отсканировать рекламное объявление конкурента, выделить в нем средствами выделения Domino.Document Manager наиболее важные моменты, добавить комментарии на полях и отправить документ своим коллегам. Сотрудник отдела кадров может отсканировать все резюме, написанные кандидатами на работу, добавить комментарии и выделить ключевые места, а затем закрыть от посторонних пользователей такую информацию как требования по зарплате перед тем, как поместить документ в публично доступную картотеку документов Domino.Document Manager.



Для управления документами традиционно использовались


Для управления документами традиционно использовались очень структурированные, крайне специализированные системы - приложения, которые были изначально спроектированы для использования узким кругом специалистов, объединенных территориально. Эти системы, как правило, предназначались для работы с оченu формальными документами. Хорошими примерами такого рода задач являются системы управления инженерной документациae, системы подготовки комплектов документов для утверждения в федералuных органах или системы регистрации документов в канцелярии. Эти приложения характеризуются сложной инфраструктурой, построенной на интенсивном использовании ресурсов реляционных баз данных, жестким и не всегда дружелюбным пользовательским интерфейсом, сложностью API. Нет необходимости говорить о том, что при этом требуется участие специалистов по информационным технологиям для того, чтобы настроить систему на каждую новую область использования.
Сейчас вместе с приходом эры Internet, корпоративных intranet-сетей и World Wide Web (этой наиболее хаотичной и одновременно демократичной и созидательной технологии), меняются принципы использования информационных технологий. Становится ясно, что сегодняшние системы управления документами должны обеспечивать гораздо более широкие возможности. Ценностью обладают не только жестко формализованные документы. Документы, представляющие ценность для организации, создаются каждый день часто на спонтанной и неструктурированной основе в любой точке сети. Соответственно этому системы управления документами должны иметь возможность работы с широким спектром документов начиная от сообщений электронной почты, дискуссионных баз данных и до в высшей степени структурированных, формализованных документов, с которыми сейчас работают традиционные системы. Сегодня системы управления документами должны обеспечивать доступ ко всем документам со стороны браузеров Web и должны автоматически устанавливать процедуры и циклы согласования и утверждения документов в соответствии с реальной практикой жизни организации. Кроме того, система управления документами должна формировать окружение, в котором этапы создания, согласования и утверждения документов выполняются в процессе совместной работы пользователей как внутри, так и вне организации.
Это как раз то, что предлагает Lotus Domino. Document Manager.Domino.Document Manager обеспечивает распределенную среду для ввода, хранения, обеспечения доступа, защиты и распределения документов в эпоху Web. Этот документ описывает данное видение проблемы.

Ввод информации: способность управлять


Представляется целесообразным введение стандартов на средства хранения, доступа, управления, обеспечения безопасности и архивирования документов. В то же время, единый подход к средствам создания информации вряд ли себя оправдывает. Пользователи могут отдавать предпочтение тем или иным приложениям и уникальным методикам создания документов.

Domino.Document Manager обеспечивает платформу для управления документами, которая позволяет работать с широким спектром типов информации - от простого текста и графических образов до трехмерных изображений и видео. При этом не накладываются ограничения на средства редактирования, которые использует пользователь. Информация создается с использованием тех средств, с которыми привык работать пользователь. Domino.Document Manager предоставляет следующие возможности:



Выдача и возврат документов (Check-In/Check-Out)


Средства Check-In/Check-Out, предоставляемые Domino.Document Manager, являются критическими с точки зрения обеспечения целостности документа. Используя средства обеспечения безопасности документов и картотек документов, любой автор или пользователь с правами редактора может "выписать" документ (check-out). В этом случае Domino.Document Manager выдает документ пользователю и предотвращает возможность выдачи на редактирование этого же документа другим авторам или редакторам до тех пор, пока документ не будет возвращен обратно (check-in). Другие авторы и читатели этого документа в течении того периода времени, пока он "выписан", могут просматривать его содержание, но не смогут редактировать. Это гарантирует то, что пользователи просматривают или принимают решение на основе самой последней версии опубликованной информации, а не на основе какого-либо варианта документа, еще находящегося в работе.



Высокая степень доступности системы


Domino.Document Manager поддерживает кластерную архитектуру. Кластеры серверов обеспечивают выполнение репликаций в масштабе реального времени, гарантируя то, что картотеки документов и их содержимое постоянно доступны пользователям даже в период выполнения профилактических работ или при сбоях системы. В случае сбоя системы, Domino.Document Manager моментально переключит пользователя на реплику картотеки документов, гарантируя тем самым, что пользователи не заметят никаких прерываний в процессе своей работы.



Системы управления документами находятся на


Системы управления документами находятся на этапе радикальных изменений. Они быстро перемещаются из ниши приложений, доступ к которым имеют ограниченные группы пользователей, в область, в которой они доступны и представляют ценность для всех сотрудников организации. Internet является одним из наиболее мощных факторов, оказывающих влияние на эту трансформацию. Internet кардинально изменил динамику вычислений в организации таким образом, что традиционные системы управления документами, базирующиеся на использовании централизованных хранилищ, более не являются идеальными решениями. Эти централизованные решения находятся в противоречии с демократической распределенной природой Web. В эпоху Web-технологий пользователям необходимо нечто большее, чем преимущества традиционных технологий управления документами. Имеется в виду управляемый доступ к важной информации, возрастающий коэффициент повторного использования ранее сделанной работы и защита целостности документов. Пользователи нуждаются в окружении, которое бы моделировало бы естественный способ их работы. Это означает создание рабочей среды, которая бы, с одной стороны, сосуществовала и использовала технологию Web, а с другой стороны предоставляла бы преимущества систем управления документами, когда пользователи могут совместно работать вместе со своими коллегами в рамках сети extranet.
Lotus предлагает решение для управления документами в эпоху Web-технологий. Сервер Lotus Domino, обладающий проверенными средствами распределенных вычислений, системой репликации, групповой работы и поддержки технологий Internet, является идеальной инфраструктурой для организации распределенной среды управления информацией. Находящееся в основе этих технологий универсальное хранилище объектов обеспечивает мощные средства внедрения распределенных приложений, которые лишены сложностей, характерных для традиционных решений, построенных на технологии реляционных СУБД. Domino.Document Manager делает доступными для всех пользователей средства управления информацией, совместимые с передовыми технологиями Internet/intranet, и уникально предназначенные для создания созидательной, надежной среды для совместной работы.